Как мы делали ремонт без сметы, и к чему в итоге пришли?

В этом году мы в ITConstruct решили провести ремонт своего новосибирского офиса. К моменту публикации этого текста мы уже прошли почти все стадии этого непростого процесса. В том числе — когда первоначальные пожелания или суровая реальность «на земле» входят в противоречие с изначальной концепцией проекта. В колонке я бы хотел поделиться нашим опытом при ремонте «без сметы». Возможно, опыт будет полезен и другим компаниям, которые задумываются о том, как провести ремонт своего офиса, но при этом по возможности не наступать на очевидные «грабли».

Справка. ITConstruct – ИТ-компания, основанная в 2005 году в Новосибирске. Она занимается внедрением CRM и разработкой сайтов, являясь одним из крупнейших участников рынка в своей нише. Компания работает по всей России, основной офис расположен в Новосибирске. Также у компании есть офисы в Москве и Владивостоке.

О нас

В Новосибирске у нас работает порядка 35 человек, и наш офис – это три помещения общей площадью примерно 200 кв.м, в здании 2007 года постройки недалеко от метро Студенческая. Эти офисы находятся в собственности.

Мы купили наши помещения в 2015 году и при заезде сделали небольшой косметический ремонт. И, в общем-то, так и жили. Признаюсь, что вопрос ремонта меня не сильно беспокоил. Но, статус ИТ-компании, определенные ожидания сотрудников и клиентов, неоптимальность зонирования внутри помещений плюс общая «усталость» текущего состояния офисов сподвигли меня начать ремонт.

Выбор дизайнера и работа над дизайн-проектом

Чтобы не попасть в ловушку «давайте сделаем также, только посвежее», мы решили обратиться к профессиональным дизайнерам. Я спросил рекомендаций в чате «ОПОРЫ РОССИИ» и у моей знакомой Ларисы Валовой. Она — владелица салона интерьерных решений Cassini и активно работает с дизайнерами.

В итоге мы поговорили с тремя дизайнерами. Одна из команд уклончиво отказалась от работы с нами – мы не попадали в их ценовой сегмент. В итоге мы выбрали Любовь Разуванову, она обладала опытом дизайна офисов, и нам понравился ее прагматичный подход и к ценообразованию, и к подбору решений.

Далее руководители отделов написали свои пожелания и требования к результату. Например, отделу производства требовалось наличие нескольких «стажёрских» рабочих мест, которые предназначались для проходящих у нас обучение студентов. Отделу маркетинга нужны удобные шкафы для хранения промо-продукции и различного оборудования для работы на выставках и конференциях. Также важным моментом стала переделка переговорной – её необходимо было усилить звукоизоляцией и забрендировать. Плюс, мы зонировали пространство и переделали площади комнат, чтобы работа «более шумных» отделов не мешала менее шумным.

Помимо моментов зонирования, задачей дизайнера было реализовать общую визуальную концепцию офисов и внести элементы брендирования.

Далее мы выбрали варианты стиля, в котором будет сделан ремонт, и дизайнер отрисовала план и, после нескольких итераций, визуальный образ офисов.

Вообще, для обычного бизнеса в работе с дизайнером – не важно, дизайн офиса ли это или дизайн сайта – непременно наступит момент, когда ваши пожелания или суровая реальность «на земле» войдут в противоречие с изначальной концепцией проекта. И здесь умение слышать друг друга, где-то уступить, быть внимательным к мелочам и понимать, почему заказчик хочет именно так, является очень важной рабочей чертой дизайнера. Нужно сразу держать в голове данный момент. У нас, конечно же, возникли такие моменты, и пришли к хорошему решению. Где-то мы согласились с предложением дизайнера, а где-то были приняты наши пожелания.

Плюсом было то, что дизайнер предложила ряд моментов по экономии затрат на проектирование – например, из трёх офисов мы полностью визуализировали только два, а один сделали уже по аналогии, и т.д.

Ремонтная бригада и процесс

Затем мы приступили к собственно ремонту. У многих дизайнеров есть «свои» прорабы, но у нас уже были проверенные люди – я делал с ними достройку и ремонт дачи. Обсудили проект, ребята обозначили примерные сроки, скептически покачали головой на мои ожидания от стоимости и, ударив по рукам, мы приступили к работам. Их компания, ООО «Небосвод», выступила в роли генподрядчика, и взяли на себя все вопросы закупки материалов. Это упростило бухгалтерскую отчётность. Также я выдал корпоративную карту прорабу, для покупок всякой мелочи.

Сразу скажу, что мы пошли не совсем по классической схеме. Мы работали без общей сметы на проект, а в половине случаев – и без сметы на конкретный этап. Такая схема работы называется T&M – time & material, оплата за время и за материалы. Мы сами часто так работаем по нашим услугам – внедрению CRM и разработке и поддержке сайтов, и это нормальная и привычная схема для нас. Главное, соблюдать два момента: работать с порядочным подрядчиком и внутри компании выделить сотрудника, который ставит и контролирует те задачи, которые будет выполнять подрядчик.

У нас за ремонт отвечала офис-менеджер. Поскольку это потребовало дополнительного рабочего времени, ответственности, а также периодического выхода в нерабочее время, мы договорились о доплате и о возможности взять отгул за выход и контроль строителей, например, в субботу.

Работа сотрудников в процессе ремонта

Нам повезло. Мы в целом можем работать удалённо, плюс у нас компания занимает три помещения. Поэтому мы сначала приступили к ремонту одного помещения, сотрудники из которого «уплотнили» другие отделы, а затем, переехав в отремонтированный офис, «поменялись местами». Также, в процессе ремонта у нас изменился и план, и объём работ: на старте ремонта у нас было два помещения в собственности, и одно в аренде – мы планировали в арендованном сделать только косметический ремонт, а в собственных офисах – капитальный. Но летом наши соседи предложили купить у них помещение, и, после покупки, у нас уже в трёх помещениях стал капитальный ремонт, а от арендованного офиса мы отказались.

Однако, такие «пересадки» сотрудников с места на место всё равно не очень положительно сказываются на эмоциональном фоне, и, конечно, люди устают.

Стоимость проекта и подводные камни

В связи с работой по схеме T&M мы не фиксировали бюджет. Конечно, у меня в голове была цифра, которую я хотел потратить, но не получилось. Причин для этого несколько. Во-первых, цифра была просто взята с потолка из серии «я хочу потратить столько, потому что у меня есть столько денег». По сути, я просто огласил комфортный для меня бюджет. Без какого-либо составления сметы.

Как владельцу бизнеса не утонуть в строительных процессах при открытии новых объектов?

Возможно, мы бы и уложились в начальные ожидания, если бы не столкнулись с рядом незапланированных затрат. Например:

1. Изначально у нас было только два помещения под капитальный ремонт и одно под косметический. В процессе ремонта мы купили еще одно помещение и заменили косметический ремонт в арендованном офисе на капитальный в новом, с ростом соответствующих затрат.
2. Когда строители убрали старый линолеум, оказалось, что стяжка пола сделана безобразно. Производить на неё укладку достаточно дорогой плитки ПВХ с расчётом на то, что она будет служить 10-15 лет, было бы преступлением. Поэтому во всех трёх офисах мы выполнили еще и демонтаж старой стяжки, и заливку новой. Это добавило, как финансовых затрат, так и удлинило срок ремонта.
3. Мы планировали оставить и немного обновить старый потолок, но в процессе поняли, что надо менять. Заменили всё на натяжной потолок. И освещение тоже пришлось заменить.
4. В купленном офисе нам пришлось поменять окна, добавить кондиционеры и сделать ряд других доп. вложений.
5. У нас добавился еще один огромный балкон – терраса, примерно на 20 кв.м. Мы его тоже отремонтировали и, надеюсь, всё-таки сбудется моя мечта сделать там летнюю зону.
6. Важным (и достаточно дорогим) моментом стала полная замена мебели. Несмотря на достаточно разумный выбор материалов, сумма оказалась приличной – более 1,5 млн. рублей.
7. Практически всё, что мы хотели сохранить от старого стиля (например, встроенный стенной шкаф), после детального рассмотрения оказалось либо «уставшим», либо неподходящим по стилю, либо неподходящим по размеру. Что также привело к дополнительным затратам для покупки нового.
8. Как бы вы не старались, в процессе ремонта у вас будут незапланированные траты и форс-мажоры. Как к этому относиться – решайте сами, но то, что они будут – это факт. Классический случай – двери уже поставлены, а отбойников нет. Если вовремя этого не заметить, стена будет разбита ручкой.
9. Отдельным моментом я бы выделил прокладку компьютерной сети. По моему опыту, бригады, выполняющие классический ремонт, не понимают и не разбираются в этой теме. Даже в терминологии они применяли термин «слаботочка», а я применял «сеть».

Изначально мы хотели проложить сеть в имевшихся у нас кабель-каналах, но нас частично убедили проложить часть кабелей внутри стен. Не знаю, что в итоге получилось бы лучше, но все протянутые кабели ребята забыли промаркировать (они отнеслись к ним как к электрическим и очень удивились, что каждая розетка имеет своё место в патч-панели) и наш системный администратор потом «прозванивал» все кабели.

Пожалуй, главным фактором, влияющим на смету, было то, что мы делали ремонт в собственных помещениях. Это означало, что я просто не мог позволить делать некачественно там, где это спустя год-два разрушилось бы и переросло в проблему. Например, у нас в изначальном плане не было демонтажа стяжки и заливки новой. Но, если бы мы этого не сделали, все дальнейшие работы были бы насмарку. Поэтому в каждом подобном форс-мажоре мы выбирали оптимальное решение.

Как заказчику и подрядчику понять друг друга при ремонте коммерческого помещения?

С окнами, например, где-то мы поменяли полностью (хотя тоже не планировали), а где-то обошлись ремонтом. И так далее.

Общими цифрами по ремонту на текущем этапе я не готов поделиться. Отмечу, что стоимость ремонта у нас получилась сильно больше, чем я рассчитывал изначально, но «выкидывать» какие-то работы я бы не стал. Всё-таки мы делали «для себя» и надолго. Также стоимость увеличило появление еще одного помещения под капитальный ремонт вместо косметического в арендованном офисе.

Я считаю, что у нас получился хороший, обновлённый вид офисов. Мы капитально отремонтировали все помещения, перестроили стены, заменили окна, потолок, кондиционеры, освещение, улучшили эргономику пространства, добавили элементы брендирования.

Нам удалось сделать новое зонирование пространства, и уменьшить уровень шума.

Новый внешний вид офисов был оценен по достоинству. К сожалению, я не могу показать в своей колонке все иллюстрации офиса — у нас почти на всех фото присутствует наш логотип, поэтому регулятор может посчитать это рекламой без маркировки. Но вы можете посмотреть фотографии в моем аккаунте в социальной сети VK.

Искренне надеюсь, что запаса (ремонта — «КС») хватит лет на 10, потому что такой большой, капитальный ремонт – это испытание и для владельца компании, и для сотрудников. И, конечно, значительные финансовые затраты. Ну а мы зато теперь можем с гордостью приглашать клиентов и партнёров к нам в офис, работать в удобных помещениях с новой мебелью и проводить вебинары в звукоизолированной и брендированной переговорной.