Как владельцу бизнеса не утонуть в строительных процессах при открытии новых объектов?

Предприниматели, имеющие опыт запуска коммерческих объектов, знают, как много времени отнимает контроль и управление над строительными процессами. Если собственник взял всё в свои руки — то без преувеличения, можно сказать, что на все время стройки и запуска владелец живет на объекте.  О том, что нужно учитывать – в моей колонке.

Чтобы открыться в срок, предприниматель курсирует между ролями прораба, менеджера по проекту, снабженца и производителя. Для многих это становится огромной проблемой, так как управленческие задачи внутри собственной компании ставятся на стоп. Вместо того чтобы прорабатывать  стратегию развития своего дела, искать новые рынки и возможности, предприниматель пытается выполнить функционал генподрядной организации.  Если посчитать, сколько собственник тратит времени и сил на эти строительные задачи, пытаясь сэкономить на квалифицированном подрядчике, то тяжело представить, что он действительно оказывается в итоге в плюсе.

Идеальным вариантом при открытии любой офлайн-точки является наём генподрядной организации, в которой есть: снабженец, бригадир, прораб, логист, и самое главное — менеджер по проекту, который закреплен за каждым конкретным объектом и осуществляет постоянную связь и координацию между всеми сторонами процесса.

Если вы все же решили взять на себя функцию по самостоятельному запуску проекта, я со своей командой подготовил инструкцию: как выстроить все процессы, чтобы минимизировать собственное участие в стройке и достичь результатов, которые вы планировали на старте.

1. Планирование

Планирование всех процессов – это основной этап. При грамотном выполнении его вы сможете достичь поставленных показателей по срокам и стоимости реализации объекта.

С чего начать:  распределить процессы, сроки на их реализацию и назначить ответственных. Инструмент, который поможет вам свести всю информацию в одном месте и не сойти с ума от пересечений и параллельных задач – это Диаграмма Ганта.

Диаграмма Ганта – это визуальный способ отображения задач. Может применяться как к небольшим проектам, так и к самым масштабным и сложным в разных отраслях и сферах. В одном пространстве вы планируете, какая работа должна быть выполнена в определенные дни и время. Применение этого инструмента поможет вам или вашему менеджеру контролировать дату начала и окончания любого процесса.

2. Этапы работ

После того как мы определились с инструментом планирования, нужно расписать все виды работ: от подготовительных  до момента открытия. И важно сделать это в верной последовательности, с учетом тех работ, запуск которых нужно осуществлять параллельно.

Приведу список работ в той последовательности, в которой их необходимо запускать на реальном коммерческом объекте:

Основные разделы для учета:

– Работы по договору аренды

Главное: условия договора, который вы собираетесь заключить, должны быть выгодны вам с точки зрения штрафных санкций и ответственности за эксплуатацию помещения.

Условия, которые подлежат тщательному регулированию, учету и обязательному согласованию с арендодателем: арендные каникулы, выделенные технические мощности, необходимые для реализации проекта, учет неотделимых улучшений и возмещение их стоимости, расторжение договора и приведение помещения в первоначальное состояние. Также следует договориться на берегу, что любые условия, которые вы оговорили на словах в мессенджерах и почте, обязательно должны быть закреплены в договоре. В иных случаях будет невозможно регулировать последствия.

– Дизайн-проект

Запустить процесс по созданию дизайн-проекта необходимо на этапе согласования договора аренды. Согласование условий с арендодателем может происходить длительное время, которое вы можете эффективно использовать на подготовку дизайна для вашего проекта.

– Подготовка проектных документов

Подготовка проектной документации по разделам АЭР, ОВИК, ЭОМ, ВК, пожарная безопасность и ТХ (технология). Эти документы позволят вам реализовать ваш объект в должном качестве и с необходимым уровнем безопасности. Вы должны минимизировать возможности для импровизации своих рабочих на объекте. Их самодеятельность может привести к серьезным для вас последствиям в вопросах безопасности, не говоря уже об итоговом внешнем виде и качестве строительных работ на объекте. Если вы дадите свободу исполнителям, они будут принимать решения исходя из собственного чувства прекрасного, а оно точно не совпадает с вашим.

– Ремонтно-строительные работы

На основе проектной документации из предыдущего пункта нужно распределить виды работ по всем разделам: АЭР, ОВИК, ЭОМ, ВК, пожарная безопасность.

Самый важный момент на этом этапе связан с графиком работ. Запросите у каждого подрядчика по всем направлениям работ график, который интегрируется в Диаграмму Ганта. График работ должен быть основан на смете и проектной документации.

Последовательность и параллельность работ выстроится исходя из графика, который вы составили на основании информации от исполнителей.

3. Контроль процессов и исполнителей

Так или иначе, вы будете контролировать каждый процесс, который происходит на объекте. Даже если вы на 100% доверяете своим исполнителям и большая часть процессов может пройти без вашего надзора, то мой совет – уделять повышенное внимание проведению скрытых работ.

Скрытые работы – это те работы, результаты которых не видно по завершении стройки, например, стяжка, прокладка кабельной продукции и так далее.

Все скрытые работы должны быть задокументированы в момент проведения, на основании чего составляется документ (“Акт скрытых работ”)  для исполнительной документации.

Эти документы в любой момент может потребовать от вас арендодатель и любая проверяющая инспекция. Также не забудьте, что представитель арендодателя должен быть своевременно уведомлен о приемке результатов скрытых работ на объекте и в акте должна стоять его виза.

Также все скрытые работы должны быть учтены до проведения финишной отделки.

Приведу пример из практики.

Например, вы делаете фартук в горячем цехе, в котором предусмотрены выводы под розетки для оборудования. Проектной документации у вас нет, а за эти процессы отвечают разные исполнители, функции которых не согласованы.

Если вы уже произвели укладку кафеля вперед, то вам придется делать наружную прокладку всех систем, чтобы не увеличить сроки и затраты на работы. Кажется, что не критично, однако такие случаи порождают цепочку изменений, так как наружная прокладка изменила установку столов, которые теперь не встают вплотную к стене, о чем вы узнали только на последнем этапе работ. Придется экстренно придумывать функциональные способы устранения недочетов – а это всегда приводит к потере времени.

Вы можете решить демонтировать весь кафель, сделать прокладку кабельной продукции и произвести укладку заново. Такое решение — равно удвоить бюджет и время на эти работы.

Далее вашей основной задачей становится контроль соответствия выполняемых работ рабочей документации и согласование результатов работ с вашим дизайнером. Своевременный и внимательный контроль убережет вас от необходимости исправления недочетов и ошибок при проведении строительно-монтажных работ.

Проведение ремонтных работ — это не окончательный список задач, которые вам предстоит учитывать в Диаграмме Ганта и контролировать.

Имеет смысл отдельно разобраться со следующими этапами.

4. Поставка строительных материалов

Если вы взяли на себя организацию и контроль поставок на объект, то полный список строительных материалов с ценами вы должны запросить у монтажной организации до начала проведения работ. По согласованию сторон, вы определяете ответственных за закупку и своевременную поставку материалов и оборудования на объект, либо выполняете это самостоятельно. Пристальному контролю подлежит учет сроков доставки, которые вы должны запросить у каждого поставщика. Эти сроки необходимо учесть в графике работ и свести таким образом, чтобы материалы поступали до начала каждого вида работ без задержек.

5. Оборудование

В этот этап входят: технология, торговое оборудование (витрины, мебель, зона администратора, бар и остальные элементы мебели, входящие в интерьер), компьютеры и контрольно-кассовые машины.

Работы по этому этапу, например, заказ мебели и оборудования, стоит осуществлять сразу после разработки проектной документации. Учтите, что этот этап вы в любом случае контролируете самостоятельно, а изготовление и поставка некоторых видов оборудования в текущих реалиях может осуществляться более двух месяцев.

Поставка оборудования будет осуществляться параллельно строительным работам, поэтому стоит предусмотреть заранее — где будет расположен склад или как разместить оборудование на объекте так, чтобы оно оставалось в сохранности и не мешало выполнению работ.

6. Реклама и навигация

Вы удивитесь, но работы по этому этапу также запускаются с момента старта и продолжаются вплоть до открытия заведения.

В них входят: согласование 3D-визуализаций входных групп с оформлением витрин и вывесок, поиск исполнителей и заключение договоров на монтаж входных групп и в целом всех интерьерных решений, связанных с производством индивидуальных рекламных конструкций. А значит, все необходимые макеты, концепции и стратегии должны быть подготовлены заранее.  Если вы отложите этот этап на последний момент, то не успеете своевременно произвести работы, а то, как выглядит ваше заведение с улицы во время ремонта и смогут ли гости найти вас после открытия, прямым образом влияет на коммерческие показатели проекта.

Таким образом, для учета в планировании остаются последние три этапа, которые в любом случае ложатся на плечи собственника и отнимают значительное время во время всего процесса открытия: персонал, товар и прочее. В раздел “Прочее” входит отработка меню, закуп мерча, заключение договоров на клининг и так далее. Если вы занимаетесь всеми процессами во время строительства и полностью погружены в них, то стоит назначить отдельное ответственное лицо на эти этапы, чтобы не откладывать запуск этих процессов на окончание ремонта.

По своему опыту, как владельца нескольких видов бизнеса, и как соучредитель компании по строительству и ремонту коммерческих помещений «Молодые Строители Сибири» могу сказать, что в 90% случаев собственники неправильно распределяют свой фокус внимания на этапе открытия объекта. В идеальной картине каждый должен заниматься своим делом: собственник работать над качеством продукта, сервисом и коммерческим продвижением, строители проведением ремонтных работ, внутренним и внешним видом помещения. Если вы совмещаете в себе весь функционал, то качественное планирование с использованием такого инструмента, как Диаграмма Ганта, поможет вам не перегореть и реализовать проект в том виде, который вы хотели изначально, не потеряв время и деньги из-за отсутствия должной квалификации.