CEO и соучредитель “Агентства Маркетинговых Стратегий Макс”, бизнес - наставник предпринимателей

Эффективная коммуникация с партнером по бизнесу: как распределить обязанности и ответственность каждого

Строить бизнес, опираясь исключительно на личные решения, финансы и авторитет, бывает тяжело. Кажется, что с партнером (соучредителем) все станет проще и быстрее. Однако в реальности создание четкой и эффективной коммуникации между бизнес-партнерами является сложным процессом. Правильное распределение обязанностей и ответственности играет ключевую роль в бизнесе, поскольку напрямую влияет на производительность команды, мотивацию участников и, в конечном итоге, на достижение общих целей. В своей колонке я рассмотрю ключевые аспекты и методы, которые должны помочь бизнес-партнерам наладить эффективное взаимодействие, минимизировать возможные риски и увеличить вероятность успешного роста совместных начинаний.

Ульяна Павлова
Фото предоставлено автором

Материальные и нематериальные вложения в проект

Бизнес ассоциируют с цифрами: прибылью, выручкой, инвестициями, количеством клиентов, объемом продаж. На все эти экономические показатели влияют нематериальные виды капитала — человеческий и социальный. Человеческий капитал включает в себя время, знания, навыки, мотивацию, энергию, компетенции, экспертизу и уникальный опыт, используемые при создании продукта и интеллектуальных бизнес-проектов. Социальный капитал состоит из связей, способных продвинуть бизнес вперед: клиентской базы, знакомств в госструктурах, наработанной аудитории и обменов полезностями. Большее количество связей облегчает развитие бизнеса. Важно, что экономический, человеческий и социальный капиталы являются ключевой частью вложений партнеров, хотя в уставных документах чаще всего фиксируется только материальный актив, что может стать причиной недопонимания.

Простая проверка гибкости и целостности партнерства

Как правило, совладельцы вносят в бизнес неодинаковые вклады. Структуру материальных активов проще зафиксировать, в то время как нематериальные вклады требуют периодических обсуждений, фиксации и проговаривания вклада каждого партнера. В противном случае могут возникнуть недопонимания и обиды.

Договоренности, в которых один полностью финансирует компанию, другой вкладывает свою экспертизу и деловую репутацию тоже имеют место быть. И чтобы партнер без материальных вложений, не попал в бесконечную зависимость, даже такие вложения можно оценить в «зарплатах» через независимую оценку экспертизы соучредителя на рынке.

Особая сложность в распределении ролей в творческих бизнес-партнерствах.

В творческих союзах, таких как музыкальные группы или соавторство книг, часто отсутствует четкое распределение ролей и иерархий, дедлайнов. Такие союзы часто не ставят никаких амбициозных целей по денежному росту и масштабированию, что может отлично работать до возникновения юридических или бухгалтерских вопросов.

Рекомендуется с начала проекта прописать правила для нестандартных ситуаций, такие как отпуска от проекта по причине отсутствия вдохновения или наличие медиатора для решения конфликтов.

Согласование сценарных планов развития любого проекта на старте сотрудничества будет решать множество проблем. Главное, желание продолжать работу и умение договариваться (даже с привлечением нейтральных сторон)

Распределение финансов

Деньги часто становятся причиной конфликтов, из-за которых рушится деловое пространство предприятия. Определите, как делить прибыль и когда получать первые дивиденды. Например, можно установить, что в первые два года заработанные деньги реинвестируются в бизнес.

Обязанности и ответственность

В бизнесе с несколькими собственниками критически важно основывать распределение ответственности на заранее оговоренных договоренностях. Это помогает избежать дублирования задач и обеспечивает ясное распределение ответственности между партнерами. Учредители должны не только заниматься стратегическим управлением и развитием компании, но и выполнять роли исполнителей в своих экспертных направлениях, что требует от них взаимного подчинения в иерархии бизнес-структуры. Для предотвращения недопонимания такие роли и обязанности следует четко документировать.

Выбор ответственного за определенное направление должен базироваться на его компетенциях и навыках (hard skills), возможно, с привлечением сторонних экспертов для оценки. Это позволяет снизить риск недовольства при отсутствии результатов.

Для отслеживания результатов работы устанавливаются конкретные KPI и цели, которые должны быть:

  • Сформулированы по принципу SMART (конкретные, измеримые, достижимые, релевантные, ограниченные во времени);
  • Соответствовать стратегическим задачам всего бизнеса;
  • Регулярно пересматриваться и адаптироваться к изменениям.

Эффективность собственников в различных ролях оценивается на основе этих KPI и обсуждается для дальнейшего развития и улучшения процессов в компании.

Приведу пример. Я была учредителем IT компании в составе трех собственников и директором по маркетингу, где, как наемный сотрудник, отвечала перед другими соучредителями за выполненные показатели. Второй соучредитель отвечал за всю IT разработку, и я в числе других двух собственников спрашивала его о сроках и возникающих проблемах.

Первое время у нас случались конфликты. Например, я неправильно сформулировала задачу в отношении IT специалистов и требовала ее приоритизации как собственник, в то время, как наш соучредитель, отвечающий за IT, считал,  что я «морально давлю» авторитетом на него, как руководителя отдела.

Инструменты для поддержания эффективного взаимодействия

Основные принципы эффективной бизнес коммуникации, такие же как и в обычной жизни:

  • Открытость, гибкость и честность в решении конфликтов
  • Регулярное общение и обратная связь для нивелирования непонимания
  • Умение слушать и слышать партнера.
  • Использование цифровых инструментов для управления проектами и задачами, системы для обмена документами и информацией.
  • Регулярные встречи и совещания (онлайн и оффлайн).
  • Сторонняя медиация как метод предотвращения и разрешения спорных ситуаций (партнерские сессии)

Основные проблемы, выливающиеся из недосказанности и замалчивании: страх, подавление одной из сторон, отсутствие helicopter view (уровень менеджмента, предполагающий обзор с самой высокой точки, то есть возможность смотреть на процессы комплексно – «КС»), потеря доверия и разрастающиеся конфликты, упускание возможностей.

Собственники, глубоко погруженные в операционную деятельность, не ставят обсуждение коммуникаций для поиска решений, как обязательную задачу в график, не говорят о проблемах, боятся принятия сложных управленческих решений.

Созданием  благоприятной безопасной атмосферы для нейтрального  обсуждения конфликтов может заняться модератор, бизнес-психолог, специалист не заинтересованный в принятии чьей либо стороны на партнерской сессии.

На таких встречах разбирают накопившиеся обиды, объединяют людей совместными целями, дают безопасное место другому мнению. В результате коммуникационных бизнес — встреч происходит поиск новых подходов, решение проблем, согласие на наличие разных подходов в управлении. После таких партнерских диалогов мнения соучредителей фиксируются, сближаются, и принимается дальнейший трек на развитие.

Например, я как бизнес — наставник в партнерских сессиях собственников руководствуюсь такими правилами:

  • Никакой критики, только подсвечивание позиции оппонентов
  • Безоценочные практические примеры из моего бизнеса или бизнеса других клиентов и решения, которые были приняты
  • На каждой встрече создавать такой механизм, который позволит разрешить конфликт и выбрать оптимальный вариант развития событий
  • Создание открытости и доверия между партнерами для плодотворной работы всеми возможными способами.

Участники проекта могут отсматривать результаты прогресса по тактическим и стратегическим задачам в программах  Asana, Trello, CRM  и другие. Оцифровывание договоренностей, установление прозрачных сроков и приоритетов важнейшая часть предупреждения конфликтов на всех уровнях

Регулярные встречи и совещания собственников, стратегические сессии, сверка видения и результатов помогает поддерживать связь между партнерами, обсуждать весь пул задач.

Эффективная коммуникация и четкое распределение обязанностей и ответственности между бизнес-партнерами критически важны для успеха любого совместного предприятия. Учет как материальных, так и нематериальных вкладов каждого партнера, прозрачность в финансовых вопросах и использование современных инструментов для управления проектами могут значительно снизить риски недопонимания и конфликтов, способствуя успешному росту и развитию бизнеса. Взаимное уважение, открытость к диалогу, привлечение третьих сторон для медиации и готовность к компромиссам являются ключевыми факторами успешного и продуктивного партнерства

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту news@ksonline.ru или через нашу группу в социальной сети «ВКонтакте».
Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ