Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей

Тайм-менеджмент многолик и напоминает чашу Петри с размножающимися теориями. Каждый, кто всерьез берется за самоорганизацию, рано или поздно приходит к собственной системе планирования. «Континент Сибирь» решил разобраться, какие из ныне популярных методик личного планирования востребованы среди сибирских руководителей. Что работает на практике, а от чего представители топ-менеджмента предпочли отказаться.

Популярные системы планирования

В основу техник планирования опрошенных «Континентом Сибирь» руководителей легли популярные теории XX и XXI века. Начнем с экспресс-обзора некоторых из них.

Система Стивена Кови

Основана на пирамиде ценностей Бенджамина Франклина и Матрице управления временем Эйзенхауэра.

Пирамида Франклина — это комплексная система постановки долгосрочных целей. Снизу вверх движемся от жизненных ценностей к глобальным целям, генеральному плану, стратегическому плану на 3–5 лет, среднесрочным задачам на 1–2 года и делам на неделю, день.

Дневные и недельные дела сортируем по матрице Эйзенхауэра: срочное-важное, несрочное-важное, срочное-неважное, несрочное-неважное. По Кови, у эффективных людей 65–80% дневных задач находятся в квадрате «несрочное-важное».

GTD (Getting things done)

Ключевая мысль системы — достижение кристально чистого сознания для эффективного принятия решений. Для этого необходимо «выгрузить» все задачи и цели из головы в другой физический носитель (ящик с записками, приложение, таблицы эксель).

Упрощенно GTD — это система сортировки информации, дел, задач, идей. Данные проходят по пяти этапам: сбор, обработка, организация, обзор, действия.

«Гибкие» методики и lifemanagement

На втором десятке XXI века в наши будни пришли гибкие технологии семейства Agile. Самыми популярными из них стали «Канбан» и Scrum.

Обе технологии — это горячий привет из 60-х и 80-х годов от компании Toyota.

Ключевой посыл Agile-систем: мир меняется слишком быстро, чтобы позволить себе роскошь долгосрочного планирования. Изменения надо вносить сразу и создавать продукт, актуальный для «завтра», а не для «вчера».

Для agile-методик важна визуализация. Главный инструмент — доска с несколькими столбцами: «будет сделано», «в процессе» и «сделано». Сначала все задачи фиксируются в «бэклоге», оттуда по мере реализации переходят из одной колонки в другую.

В 21-м столетии на Западе переосмыслили тайм-менеджмент и выдали систему под названием lifemanagement, или технология управления жизнью.

Lifemanagement требует стратегического подхода к планам на жизнь через осознание собственной миссии, видения и ценностей. Нужно философски взглянуть на собственную жизнь, а потом оцифровать полученный инсайд в цели и задачи.

Какие техники выбирает топ-менеджмент

В реальной жизни опрошенные «Континентом Сибирь» руководители не придерживаются одной чистой системы, а используют смешанные методики.

Как говорит сооснователь инвестиционной платформы «Мегаполис» Валерий Черкасов, идеальный вариант формируется в процессе и зависит от жизненных ценностей, приоритетов, места проживания: «Я за неделю могу посетить четыре разных города. В таком ритме некоторые теории разбиваются о реалии. Поэтому я использую смешанную методологию, в основе которой лежит Agile», — делится своим подходом собеседник «Континента Сибирь».

В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам: глобальные цели на пять лет, год, квартал, дела на месяц, неделю и на день. Таким образом, цели на длительный период визуализированы и всегда под рукой. Принципы «Канбан» и Scrum Валерий использует не только в работе, но и в семейном кругу.

Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Вместе с этим она предлагает не забывать про фундамент тайм-менеджмента. «Ключевое здесь — это приоритизация задач. «Зачем?» важнее, чем «Что?». Зачастую люди тратят много времени на то, что не является основополагающим. Прежде чем браться за задачу, нужно понять, зачем ее делать», — подчеркивает собеседница «КС».

HR-директор «Этажи-Сибирь» Юлия Захарова придерживается принципов life-менеджмента и не разделяет жизнь на работу и личное время, планируя не только свои рабочие будни, но и свободное время и выходные. По ее словам, эффективность и качество жизни от этого только повышаются. Этому подходу она учит своего сына.

С тем, что выходные и нерабочее время необходимо планировать наравне с рабочими буднями, соглашается и директор HeadHunter Сибирь Екатерина Дегтярева. За свою карьеру она пробовала разные методики, вплоть до жесткого менеджмента времени. «Сейчас мой способ планирования — это микс digital-инструментов и бумажных носителей. Блокнотом я пользуюсь, когда нужно что-то быстро записать, потом провожу аудит задач и переношу их в Outlook, в связанные между собой проекты. Все, что привязано ко времени, планирую в календаре Outlook, который синхронизируется с телефоном и личным Gmail-календарем», — рассказывает Екатерина Дегтярева.

По ее опыту, календарное планирование — это хороший способ разгрузить мозг и не нервничать, что можешь что-то забыть или перепутать.

С необходимостью освобождать голову от планов соглашается финансовый директор новосибирской IT-компании Smart Consulting Александра Смеркалова. «Наш мозг предназначен для генерации идей. А если использовать его как архив для хранения данных, то он будет сбоить. Чтобы тайм-менеджмент прижился, советую освобождать мозг путем выгрузки информации на удобный носитель», — делится опытом собеседница «КС».

Как спланировать эффективный день

В теории управления временем «день» — это винтик в машине комплексного планирования, он не может быть сам по себе.

Екатерина Шахова напоминает, что тайм-менеджмент складывается из нескольких уровней. «В планах на год я сразу вношу отпуск всей семьей. Есть планы на месяц, неделю, конкретный день. И на этих уровнях уже происходит регулярный апгрейд. Мы все уже приспособились к тому, что первоначальный план может меняться», — поясняет Екатерина Шахова.

Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей - Фотография
Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Фото предоставлено спикером

Александра Смеркалова также встраивает день в общую систему. «Все начинается с определения подцелей на месяц. Затем каждое воскресенье я планирую неделю, определяя, какими задачами в какой день буду заниматься. В первой половине дня я решаю главные рабочие задачи. Повторяющиеся процессные задачи приходятся на вторую половину дня. Обязательно закладываю по два часа на внеплановые дела», — рассказывает финансовый директор Smart Consulting.

Вместе с этим она использует различные техники для повышения продуктивности, например, «Время на руках», или «Правило двух минут».

Алгоритм расчета «Времени на руках»: (Время отхода ко сну – Время подъема) – Время на фиксированные (постоянные) задачи = Время на руках.

«Этот инструмент позволяет не распланировать больше времени, чем у меня есть, и предотвратить переработки и выгорание. Ежедневно применяю «правило двух минут». Дело, которое занимает несколько минут, не фиксирую, а выполняю сразу», — говорит Александра Смеркалова.

Екатерина Дегтярева делится своим лайфхаком краткосрочного планирования. По ее мнению, не стоит забивать весь календарь. Если день расписан по полчаса, и вдруг одна встреча задерживается, сыпятся все планы. Лучше оставлять свободные слоты в календаре на случай форс-мажоров.

Юлия Захарова в свою очередь возвращает к принципам Бенджамина Франклина и его пирамиде жизни. «Я планирую день, неделю, также у меня всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Вечером выделяю приоритеты на завтра, что важно для достижения моей цели на следующий день. Перед сном обязательно анализирую результат и при необходимости делаю корректировки», — отмечает Юлия Захарова.

Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей - Изображение
Екатерина Дегтярева считает, что нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток. Фото предоставлено спикером

Современный тайм-менеджмент не приветствует жесткое планирование дня. Для большинства руководителей это пройденный этап.

«Я против зарисовок в формате: «в 10:00 мне надо сделать вот это…», — говорит Валерий Черкасов. — Раньше я работал по жесткому тайм-менеджменту. Сейчас я предпочитаю получать удовольствие от процесса. Обращаю внимание на то, как я это делаю и зачем. Есть дела, привязанные ко времени, остальные задачи — плавающие. Есть свободное время и ресурсное состояние для их выполнения. Стараюсь не ставить больше трех-пяти ключевых дел на день, так как могут возникнуть операционные задачи».

С ним солидарна Юлия Захарова. По ее словам, раньше она планировала более жестко — 60% доступного ресурса. «Не всегда получалось, и психологически воспринимаешь это как неудачу. Переживаешь или отмахиваешься, и с таким настроем заходишь в следующий день. Сейчас составляю список важных дел и задаю себе вопрос по каждому из них: «Что будет, если какое-то из этих дел не выполню?» — таким образом выбираю топ-3», — отмечает Юлия Захарова.

Александра Смеркалова говорит, что подводит итоги дня и рабочей недели, выставляя оценки по 5-балльной шкале и отвечая на вопрос «Что я сегодня сделала хорошо?». По ее мнению, важно выносить из каждого дня положительные результаты, хвалить себя за их достижение.

Эту мысль продолжает Екатерина Шахова. «Мы постоянно подводим итоги совместно с командой. Это очень важно. Иногда кажется, что бежишь-бежишь, ничего не успеваешь. А потом смотришь, сколько дел наворотили, и радуешься за командный результат!» — резюмирует HR-директор «2ГИС».

Долгосрочное планирование: «за» и «против»

В отношении забега на длинные дистанции сроком на пять и более лет мнения спикеров разделились.

По мнению Екатерины Шаховой, прошлый год показал всем, как долгосрочные планы могут пойти не по плану. Такую точку зрения разделяет и Екатерина Дегтярева. «Нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток, потому что жизнь и обстоятельства меняются, и в случае с большой целью лучше «есть слона по частям». Я планирую в горизонте одного года. Например, совместные семейные поездки мы всегда ставим в календарь заранее, потому что у мужа тоже не самое простое расписание. Мы фиксируем свободные слоты в наших графиках под отпуск, если хотим провести его вместе. Важное открытие, к которому со временем приходишь: все дела на свете сделать не успеешь. В какой-то момент надо выдохнуть и начать выбирать то, что важнее», — отмечает Екатерина Дегтярева.

Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей - Фото
Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла. Фото предоставлено спикером

Сторонникам долгосрочного планирования важно понимать, что будет за горизонтом одного года. Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла: «Мои личные цели для меня понятны и определены на ближайшие пять лет, в работе — на один год. Исходя из этого формируется план действий в разрезе месяцев, недель и дней».

Юлия Захарова также выступает в защиту долгосрочного подхода. «Обязательно планирую и на год, и на два, и на пять. На месяц тоже есть основные цели, касающиеся важных аспектов моей жизни: развития, семьи, работы (порядок не учитывает приоритетность, она вообще может меняться», — отмечает HR-директор «Этажи-Сибирь».

От помидора до планерок: что не работает

Не менее интересно рассмотреть забракованные методы тайм-менеджмента. В этом отношении у каждого практика собственная точка зрения, проверенная опытным путем.

Валерий Черкасов отказался от «метода помидора», по которому необходимо сконцентрироваться на решении конкретной задачи, пока таймер отсчитывает 2–25 минут. «Не люблю себя заставлять делать то, что мне не нравится, стараюсь это делегировать. Задачи, которые у меня хорошо получаются, я делаю с удовольствием, и мне не приходится себя ограничивать какими-то условиями», — отмечает собеседник «КС».

Валерий Черкасов
В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова для повышения эффективности командной работы ищет альтернативы планеркам. «Если говорить про менеджмент как управление людьми, не признаю регулярный менеджмент как комплекс эффективных мер в текущих реалиях. Планерки и прочие повторяющиеся мероприятия в моем календаре появляются редко. Могу пропустить, если это не соответствует приоритетам на день, — поясняет Юлия Захарова. — Я за эффективность каждой минуты. Поэтому в моем подразделении нет регулярных встреч с коллегами, планерок по понедельникам, зато есть опрос, индивидуальные встречи по мотивации, обучения по личной эффективности и целеполаганию. Однако планерку как элемент ситуационного менеджмента признаю».

Екатерина Дегтярева отказалась от бумажного ежедневника в классическом виде с расписанием на день. «Время от времени пробую новые программы в формате to do list, но поскольку мы планируем в единой системе корпоративно, главным инструментом остается Outlook», — рассказывает директор HeadHunter Сибирь.

В свою очередь Александра Смеркалова сменила бумажный планировщик на Excel. «Мне не подходят технические инструменты, которые сейчас есть на рынке, как и бумажный планировщик. Пользуюсь нашим внутренним софтом компании, но все же основной инструмент — это Excel. Настроила его под себя и периодически обновляю в зависимости от применения разных методик», — поясняет финансовый директор IT-компании Smart Consulting.

Отдых в режиме цейтнота

Чтобы оставаться эффективным на протяжении дня, когда все срочно и все горит, необходимо научиться правильно отдыхать.

Александра Смеркалова рассказывает про одну хитрость при планировании, которая позволяет выдохнуть между делами. «Закладываю на 10–15 минут больше, чем требует решение задачи. Тем самым даю себе время на отдых и переключение. Важно не реагировать на отвлекающие факторы, иначе не останется временного зазора и возможности выдохнуть. Отключаю все уведомления на телефоне, с электронной почтой работаю в строго определенное время, если только решение задачи не зависит от нее, — отмечает финансовый директор Smart Consulting. — Чтобы быть продуктивной всю неделю, я не работаю и не открываю ноутбук в воскресенье. По субботам полдня занимаюсь обучением и саморазвитием».

Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей - Фото
Юлия Захарова отмечает, что планирует день, неделю, также у не всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова чередует работу дома и в офисе и планирует день так, чтобы активности были разными по функциональности и физической нагрузке. «Например, заложила полчаса на работу с этим опросником, потом сделаю пару деловых звонков, после у меня рабочая встреча, далее поработаю с электронными данными. Обед в рамках офиса у меня бывает редко, если работаю дома или в командировке, то в перерыв стараюсь выйти на улицу», — отмечает собеседница «КС».

Валерий Черкасов добавляет в распорядок дня спортивные блоки: «Это помогает мне физически и ментально отдыхать. Есть время, которое я уделяю только себе. В этот момент могу медитировать, о чем-то рассуждать или впадать в состояние, когда ты ни о чем не думаешь. Для меня отдых — это провести время с семьей. У меня три дочери. Мы вместе играем или просто общаемся. Стараемся жить в формате «захотели — встроили в график». Это опять же плюсы гибкого планирования. Если не получилось, то переносишь на неделю вперед-назад», — резюмирует предприниматель.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту news@ksonline.ru или через наши группы в Facebook и ВКонтакте
Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ