Маленькие радости тайм-менеджмента

Директор компании «Организация времени» и один из вдохновителей тайм-менеджмента в России ГЛЕБ АРХАНГЕЛЬСКИЙ рассказал «КС» о том, зачем нужно управление временем, а главное, как заставить себя временем управлять.

Глеб Архангельский — директор консалтинговой компании «Организация времени», создатель и главный редактор крупнейшего в рунете сайта по тайм-менеджменту (www.improvement.ru). Автор первой в России за 30 лет непереводной книги по тайм-менеджменту «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы».

Фото Михаила ПЕРИКОВА

— Как современному менеджеру, находящемуся в состоянии постоянного цейтнота и срыва дедлайна, найти время, чтобы посетить тренинг по тайм-менеджменту?

— Есть такая притча: некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Пот градом, щепки летят… Человек спросил его: «Уважаемый, почему бы вам не наточить свой топор?» — «У меня нет времени точить топор — я должен рубить!» — ответил дровосек. Это стандартная российская практика — нет времени точить, надо рубить. Но важно понимать следующее: тот, кто инвестирует время в заточку топора, сможет потом выполнять свою работу более качественно и эффективно. Можно использовать другую метафору: вы всю жизнь ходили пешком, потом потратили два месяца на то, чтобы научиться водить автомобиль, после чего стали ездить на машине. Временные затраты были, но они окупились за счет увеличения скорости вашего движения — вы будете больше успевать. То же самое и с тайм-менеджментом. И вопрос заключается не в том, где найти время на тренинг, а в том, как найти в себе решимость на этот тренинг пойти.

— Управление временем — это довольно интимный процесс, каждый считает, что знает, как управлять своим временем, и решиться обратиться за помощью к консультанту или тренеру бывает трудно. Как вы убеждаете людей прийти на тренинг и учиться этому?

— А мы не убеждаем, жизнь сама их убеждает. Большой объем работы, постоянная необходимость повышать квалификацию, желание находить время на личную жизнь наконец — все это приводит к осознанию необходимости управления временем.

— Есть какие-то объективные критерии оценки эффективности управления временем? Или это происходит на уровне «успеваю — хорошо, не успеваю — плохо»?

— Скорее здесь можно говорить о субъективных критериях. Получает ли человек удовольствие от выполняемой работы? Адекватен ли объем совершаемых им действий для выполнения задач? Достаточна ли скорость его профессионального роста и движения по карьерной лестнице? Если на эти вопросы вы отвечаете отрицательно, значит, нужно больше внимания уделять технологиям управления временем.

— В чем заключается суть технологии управления временем?

— Есть несколько ключевых направлений, в которых стоит поработать над личным временем. Первое и самое главное — личные цели и ценности. Большинство людей не имеет ясно сформулированных целей, живет «от зарплаты до зарплаты» и «с 9 до 18». Как только вы задаетесь вопросом о целях, о том, чего хотелось бы достичь в жизни, вы по-новому смотрите на расходы своего времени и сразу понимаете, где оно тратится впустую, на дела, являющиеся для вас «навязанными» внешним окружением, не соответствующие вашим целям.

Второе — анализ расходов времени, хронометраж. Если мы хотим рационально тратить деньги, нужно некоторое время, а лучше постоянно, вести учет расходов и анализировать их целесообразность. Сам факт такого учета дисциплинирует и помогает найти резервы. То же самое со временем — попробуйте 3–4 недели в течение дня записывать, на что тратится ваш самый невосполнимый ресурс, и вы немедленно найдете залежи и запасы времени, которое тратится не так хорошо, как вам хотелось бы — на «поглотители времени», ненужные вам дела, неприятных вам людей, навязанные вам внешним окружением ложные, «не родные» для вас цели.

— Что делать, когда расходы времени проанализированы?

— В этом случае нужно приступать к планированию задач и управлению приоритетами. Это ни в коем случае не «расписывание себя по минутам». Обычно бывает достаточно списка дел, to-do-list, без жестких привязок к времени. Этот список обязательно должен быть «материальным» — на листе бумаги, в Outlook и т.п. Очень полезно отметить в нем главное и начать работу именно с важнейших, приоритетных задач. Через некоторое время это предельно простое планирование и расстановка приоритетов превратятся у вас в навык, «как чистить зубы по утрам», само собой разумеющееся действие, не требующее каких-то усилий. После этого можно осваивать более сложные формы управления задачами, если они вам потребуются.

— Как заставить себя найти время для выполнения нудной и рутинной работы?

— Для этого существуют очень простые технологии. Например, техника «маленькая радость». Суть ее заключается в том, что за выполнение части работы вы назначаете себе небольшое вознаграждение — это может быть чашка кофе, перекур, все, что угодно. Разбив все задание на несколько таких «работ» и замотивировав себя «маленькими радостями», выполнить запланированное будет гораздо проще.

Другой способ называется «Каждое утро съедать одну лягушку». Эта технология предполагает совершение в начале рабочего дня, натощак, какой-то неприятной работы — сделать трудный звонок, написать отчет и т. д. После такой «лягушки» вся последующая работа покажется куда более благоприятной.

Точка зрения

«На первом месте должна стоять философия управления временем»

АНАТОЛИЙ ЧЕРНОВ, председатель правления управляющей компании «Сибирский аграрный холдинг»:

— Время — это самый демократичный человеческий ресурс: у каждого в сутках есть 24 часа. Но за одно и то же время разные люди достигают совершенно разных результатов. Результативность напрямую зависит от умения эффективно управлять временем. Задумываясь о том, на что потратить время, осознавая ценность каждой минуты, можно увидеть и использовать новые благоприятные возможности, которые нам предоставляет жизнь.

В конце 80-х, когда я работал начальником цеха на «Точмаше», у нас в стране об управлении временем еще никто не задумывался. На предприятиях существовал жесткий механизм планирования, не имеющий по сути ничего общего с тайм-менеджментом. Но на волне перестройки новое руководство автозавода в прибалтийской Елгаве пригласило Клауса Мюллера, европейского гуру по теме управления временем из датской компании Time Manager International (TMI). Узнав об этом, я буквально напросился на двухдневный курс в Елгаве. Мюллер рассказывал нам о понятных вещах, которые, казалось бы, умеет делать любой управленец. В конце концов, все пользуются ежедневниками. Но те лекции произвели на меня столь сильное впечатление, что я уволился с завода и сумел устроиться на работу в TMI.

В теории тайм-менеджмента мало практических инструментов. Главное — это воздействие на человеческое сознание, побуждение каждый раз задуматься, что ты делаешь и зачем. На первом месте должна стоять философия управления временем, а технологичность — это уже вопрос второй. Конечно, программа Outlook удобнее для планирования, чем перекидной еженедельник. Но и она не поможет повысить эффективность, если не сумеешь правильно расставить приоритеты.

Каждый управленец сталкивается с одними и теми же проблемами, главные из которых — это нехватка времени и массив информации. Чем больше у тебя работы, чем более она ответственна и неопределена по времени, тем в большей степени ты нуждаешься в налаживании структурирования и обзора информации. Если ты не придешь к этому, ты будешь хвататься за все и не достигать ничего. Не овладев тайм-менеджментом, никогда не станешь эффективным управленцем. Только создавая структуру и обзор своих дел (как на работе, так, кстати, и в личной жизни), определяя приоритеты, мы получаем более качественное представление, ради чего живем. Управляя своим временем, мы выстраиваем свою жизнь так, как сами того хотим.

Тайм-менеджмент позволяет быть очень гибким. Ведь хороший план не тот, в котором все детально прописано на пять лет вперед. Хороший план должен позволять сохранять чувство направления и скорости. Для хорошего управленца самый главный, самый обязательный план — это план на сегодняшний день. Главный посыл тайм-менеджмента — делать лучше для себя и других людей, тратить время на более интересные дела. Два месяца назад я провел семинар для менеджеров нашей компании, на котором познакомил коллег с навыками управления временем, приобретенными в TMI. Кое-кому показалось, что я рассказывал об очевидных истинах. Но опыт показывает, что понятные, простые мысли могут серьезно изменить человека. И я уверен, что если каждый поймет, насколько просто структурировать свое время, это резко повысит эффективность всей команды.