Как проще организовать удаленную работу для сотрудников

Пандемия решительно внесла свои коррективы в жизнь целых стран. Уже пару недель как дистанционная форма работы стала не просто удобной, но и необходимой и выгодной для большинства компаний. Как оказалось, удаленный рабочий процесс можно легко и без лишних усилий настроить даже в крупных компаниях Главное, чтобы там был постоянный доступ к Интернету, потому что современные технологии позволяют работать с любого устройства: ПК, ноутбука, планшета и даже смартфона.

Некоторое время назад режим «хоум офис» ассоциировался прежде всего со стартапами и сверхмалыми предприятиями, для которых аренда офиса была либо накладной, либо просто ненужной. На самом деле удаленный рабочий процесс можно легко и без лишних усилий настроить даже в крупных компаниях, и многие начали так делать задолго до того, как коронавирус разогнал всех по домам. Какие проблемы могут возникнуть при удаленном режиме работы и какими средствами их можно решить?

Обмен и хранение данных

Многие компании, особенно проработавшие уже много лет, до сих пор используют локальные офисные сети и серверы, что не дает возможность работать с находящейся на них информации, скажем, в командировке. Решение достаточно простое — «облачные» сервисы позволяют загружать документы из любой локации, редактировать их, скачивать, создавать ссылки на файлы для отправки коллегам или заказчикам. При этом не нужно закупать и настраивать дополнительное оборудование, поскольку вся работа с «облаком» проходит на серверах провайдера, и всю сервисную часть он берет на себя.

«Облака» — это на самом деле очень просто просто: администратор создает уникальную учетную запись для каждого сотрудника, и можно начинать работать в «облаке» с помощью любого браузера, локальной программы для компьютера или приложения, — комментирует директор филиала МТС в Новосибирской области Александр Соловенчук. — Интерфейс интуитивно понятный, проблем с использованием готовых файлов, созданием папок, загрузкой данных, как правило, не возникает. Если есть необходимость, можно настроить уровень доступа ко всем материалам для каждого сотрудника или целого отдела. «Облако» легко настраивать в зависимости от числа сотрудников и потребности в месте на облачном диске. К тому же сервис можно бесплатно тестировать в течение двух недель».

Связь и совещания

Одним из ключевых плюсов работы всех сотрудников в одном месте можно назвать то, что так их легко собрать, если требуется обсудить что-то срочное всем вместе. Но даже если работа идет удаленно, срочное совещание или групповую планерку можно провести с помощью голосовой конференц-связи.

Эту услугу сейчас предоставляют почти все провайдеры. Ее удобство заключается в том, что для участия в конференции не нужен даже Интернет, достаточно только телефона, мобильного или стационарного. У сотовых операторов сама эта услуга, как правило, бесплатная, а звонок оплачивается по тарифу. Процесс настройки конференц-связи зависит от конкретного провайдера. Как правило, услуга подключена по умолчанию. После этого останется набрать номер одного из участников совещания и через цифровую клавиатуру на мобильном устройстве добавить остальных собеседников.

Глаза в глаза

Современные решения уже не требуют отдельного клиентского и серверного оборудования, подключиться к ним можно прямо в браузере с любого устройства.

«Континент Сибирь» уже писал о том, что одной из компаний, чьи акции резко пошли вверх, несмотря на общую рецессию из-за того же коронавируса и разрыва ОПЕК+, стал Zoom, популярный сервис для проведения онлайн-собраний и презентаций. От обычной конференц-связи он отличается прежде всего функционалом. С помощью Zoom можно бесплатно подключить к одной сессии до 100 участников, использовать видеосвязь, демонстрировать экран своего устройства, создавать групповой чат и записывать всю конференцию для последующего просмотра.

В бесплатной версии сервиса групповая конференция ограничена по времени — всего 40 минут. В платных версиях ее можно проводить в течение 24 часов, добавлять до 1000 участников, создавать события в планировщике, использовать фирменную символику и многое другое.

Мессенджеры нужны не только смартфонам

Сотрудники организаций часто связываются друг с другом в мессенджерах — либо через групповые чаты, либо лично. Чаще всего, как показывает опыт, используются WhatsApp и Viber. В них удобно ставить и обсуждать задачи, делиться мнением о проделанной работе, планировать действия целых отделов и оперативно обмениваться документами и ссылками. Несомненным плюсом можно назвать то, что они поддерживают не только iOS и Android-версии, но и браузерные версии на ПК.

Для того чтобы использовать Viber на стационарном устройстве, нужно скачать установочный файл с официального сайта и запустить его. Затем открыть Viber на смартфоне, зайти в меню настроек и сканировать телефоном QR-код, который выводится в окне установки на ПК.

У приложения WhatsApp, помимо программы для ПК, есть и веб-версия в браузере по адресу https://web.whatsapp.com/. В остальном процедура подключения к ней не отличается от той, что предусмотрена для Viber.

Вся переписка и передаваемые через мобильную и web-версии данные полностью синхронизируются.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту news@ksonline.ru или через наши группы в Facebook и ВКонтакте
Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ