Марина Гусева (Гуляева)
Генеральный директор и владелец Сибирского офиса компании «ИНТАЛЕВ», эксперт по системам управления.

Как контролировать финансы, когда бизнес растет

В серии колонок «Управление бизнесом» Марина Гусева говорит об инструментах, которыми должны быть вооружены собственник и генеральный директор, чтобы быть уверенными в будущем своей компании. О системе управления, команде и корпоративной культуре, навыках управленца. Вы можете предложить свою тему и задать вопрос на почту expert@intalev-siberia.ru.

Обороты радуют глаз, но деньги утекают, как песок сквозь пальцы. Как изменить систему управления финансами, чтобы не столкнуться с болезнью роста бизнеса?

Итак, вы предприниматель, и ваш бизнес, как говорится, «прет». Растет оборот, растут продажи, количество заказчиков и торговых точек, штат сотрудников. Казалось бы, все в шоколаде. Но что с рентабельностью, прибылью — она тоже растет или вы не знаете наверняка, потому что не считаете эти показатели?

Марина Гусева (Гуляева), генеральный директор и владелец Сибирского офиса компании «ИНТАЛЕВ», эксперт по системам управленияСоздав когда-то компанию с нуля, все мечтают о развитии, масштабировании, но большая часть руководителей в погоне за ростом продаж наступают на типичные грабли — система управления не меняется вместе с бизнесом, а остается прежней. Эта болезнь роста затрагивает и оргструктуру, и ключевые бизнес-процессы, и систему управления финансами. Такая ситуация приводит к снижению эффективности бизнеса — в частности, экономической эффективности. Вот и получается, что все здорово, только прибыли нет или недостаточно. Я предлагаю вам семь бизнес-хаков — что нужно делать для того, чтобы управлять финансами, когда бизнес растет.

Научиться правильно считать

Первое и главное — надо создать систему учета, которая поможет держать руку на пульсе и знать ключевые показатели своего бизнеса, чтобы принимать решения на основе цифр. Бухгалтерский учет для этого не подходит. Почему? Его главная цель — отчетность перед фискальными органами, а значит, данные в нем собраны по стандартам, которые диктует государство, и искажены для оптимизации налоговой нагрузки.

Вам нужен управленческий учет — предназначенный для помощи руководителю в принятии управленческих решений. Цифры в нем реально показывают положение дел в компании, корректно собираются с учетом всех нюансов вашего бизнеса и доступны оперативно, а не через месяц или квартал. Вам нужны три ключевых отчета — отчет о движении денежных средств, отчет о доходах и расходах (финансовом результате / прибылях и убытках) и управленческий баланс. Почему именно три? Потому что у каждого из них свои цели, свои уникальные показатели, и только все вместе они позволяют увидеть полную картину происходящего в бизнесе, а не смотреть на бизнес однобоко.

Уметь читать управленческие отчеты

Мало иметь отчеты, надо уметь превращать цифры из этих отчетов в действия по развитию бизнеса — в конкретные решения, которые затем опять же оценивать через призму цифр. Ведь если с анализом отчетности ситуация такая, что вы «смотрите в книгу, а видите…», то смысла в системе управленческого учета не будет. Для этого нужно понимать, как устроены эти отчеты, что стоит за той или иной цифрой.

К сожалению, в России большая часть предпринимателей не имеют финансового или экономического образования. На обучении по бюджетированию и управленческому учету, которое я провожу, руководители регулярно совершают открытия. Что деньги на счету не равны прибыли, что затраты и расходы — это разные сущности, что если прибыли нет, ее надо искать в товарных запасах, задолженности (а значит, нужен управленческий баланс, который в их компании никто никогда не составлял).

Управлять рентабельностью

Когда бизнес растет, растет и вариативность решений для управления рентабельностью, прибыльностью. Поэтому недостаточно анализировать только общие итоговые цифры по результатам месяца.

Например, вы торговая компания и продаете товары в разные регионы России по нескольким сегментам клиентов. Для управления маржинальной прибылью вам необходимо понимать рентабельность продаж в каждый регион — куда выгодно продавать, а куда нет. То же с сегментами клиентов — выгоден этот контракт или нет. То же с товарными группами/категориями — сколько вы зарабатываете на каждой из них или даже на конкретном товаре, какой ассортимент вам необходим, а во что нет смысла вкладывать деньги.

Смотрим на цифры и делаем выводы. На этапе бурного роста важно следить за маржинальностью и оборачиваемостью товаров, обновлять ассортимент, вовремя замечать неликвиды и избавляться от них, чтобы они не тянули бизнес вниз.

Обеспечить достоверность данных

Отчеты есть, и вы научились их читать, но вот можно ли доверять цифрам в этих отчетах?

Здесь главное — разработать правила, по которым будет вестись учет, зафиксировать и утвердить их. Чтобы не было зависимости от человеческого фактора, чтобы вы всегда получали корректные отчеты, независимо от того, работает или уволился человек, который отвечал за их разработку, в отпуске он или заболел. Информация о вашем управленческом учете не должна храниться в голове у сотрудника, как бы сильно вы ему ни доверяли. Незаменимые люди — это слишком большие риски для бизнеса.

Начать планировать

Финансовое планирование — это ваша уверенность в будущем. Оно позволяет соблюдать баланс между доходами и расходами, поступлениями и выплатами денег. Помогает расставлять приоритеты в том, что мы можем себе позволить, а что нет, и вовремя увидеть угрозу кассовых разрывов. С помощью грамотного бюджетирования собственники могут, наконец, выйти из состояния постоянного цейтнота и получить свободу от бизнеса (который как раз для ощущения этой свободы и создавался).

Важный элемент системы финансового планирования — финансовая структура. То есть вовлечение руководителей подразделений в управление затратами и доходами. Это финансовая дисциплина ваших сотрудников, которая особенно важна на этапе роста бизнеса. Особое мышление и культура в компании, когда все (а не только директор) смотрят на свои решения и действия через призму денег.

Автоматизировать систему управления финансами

Зачем нужна автоматизация? Прежде всего, она позволяет решить три основных задачи, которые стоят перед вашей системой учета, — оперативность данных, достоверность данных и аналитичность данных. Это гарантия прозрачности компании и контроля на каждом уровне управления. А еще это существенное снижение трудозатрат на формирование отчетности. Поверьте, ваши сотрудники могут тратить рабочее время гораздо эффективнее — не на ручной ввод и обработку данных, а на их анализ, поиск узких мест и точек роста для компании.

Пока бизнес небольшой, учет можно вести «на коленке» (в табличке MS Excel), но вместе с масштабами компании растет количество данных, которые нужно собирать, — тогда вероятность ошибок возрастает с каждой операцией, которую вручную обрабатывает ваш сотрудник, и значительно падает оперативность отчетов.

Взять на работу экономиста

Именно так: взять в штат экономиста, а не переложить задачи по управлению финансами на плечи бухгалтера. Бухгалтер — вовсе не специалист в экономике, как это может показаться на первый взгляд. Он работает ради спокойствия компании — чтобы налоговая отчетность была корректна и вовремя сдана с учетом всех нововведений от государства. Для этого не требуется бизнес-мышление, которое необходимо для работы экономиста.

Каким должен быть экономист? Это специалист, который поможет вам и руководителям подразделений понимать цифры, научит читать отчеты, делать по ним выводы и самое главное — сможет наладить систему бюджетирования и управленческого учета. Он регулярно анализирует структуру затрат и предлагает методы их снижения, анализирует рентабельность на разных уровнях прибыли и предлагает те или иные действия для руководства, занимается прогнозированием и предотвращением кассовых разрывов.

Итог

Это стартовый набор действий, которые помогут создать фундамент для системы управления финансами, которая поможет вашему бизнесу расти, преумножая прибыль. Ведь главная задача системы корпоративных финансов — предоставить вам информацию для принятия управленческих решений, в том числе тех, которые обеспечат компанию средствами для реализации всех ваших планов.

И последнее, надеюсь, очевидное для вас. Нельзя смешивать личные и корпоративные финансы — нельзя залазить в кошелек компании и брать оттуда деньги на покупку авто или недвижимости. Собственник может вынимать деньги из бизнеса только через заработанную прибыль. Если вы нарушаете это правило, забудьте пока про предыдущие пункты — сначала исправьте это.

Редакция «Континента Сибирь» проводит серию совместных проектов с компанией «ИНТАЛЕВ» и Мариной Гусевой (Гуляевой) про управление бизнесом. Читайте эти материалы на нашем портале KSONLINE.RU. Рубрика «Управление финансами» – это серия интервью с топ-менеджерами сибирских компаний, в которых они рассказывают о своем опыте и своей специфике. Рубрика «Бизнес от первого лица» – это серия интервью с собственниками и руководителями. С ними вместе мы разбираемся в том, какие инструменты управления и личные качества помогли им добиться успеха.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту news@ksonline.ru или через наши группы в Facebook и ВКонтакте
Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ