Марина Гусева (Гуляева)
Генеральный директор и владелец Сибирского офиса компании «ИНТАЛЕВ», эксперт по системам управления.

Кому доверить управление финансами в своем бизнесе?

В этой серии колонок «Управление бизнесом» мы с вами будем говорить об инструментах, которыми должны быть вооружены собственник и генеральный директор, чтобы быть уверенными в будущем своей компании. О системе управления, команде и корпоративной культуре, навыках управленца.

За последние несколько дней ко мне один за другим обратились три генеральных директора с просьбой помочь в поиске специалиста по экономике и финансам для их бизнеса. Они не могли определиться, каким он должен быть, какие функции выполнять и какими компетенциями обладать. Это действительно непростой вопрос — универсального шаблона, на который так рассчитывали мои коллеги, не существует. Почему?

Дело в том, что в рассматриваемых бизнесах могут быть совершенно разные задачи для специалистов по финансам. В компаниях могут использоваться разные составляющие системы управления финансами, у них может быть разная степень развития и как следствие — разная структура финансово-экономической службы. Также влияет уровень вовлеченности в процесс самого руководителя. Здесь нет единого рецепта, а вернее, единого портрета такого специалиста.

Чтобы ответить на вопрос, кто же этот мистер Икс, нужно посмотреть на вашу компанию и систему управления, которая ей нужна. Давайте разбираться.

Инструменты управления финансами

Для начала давайте выясним, что включает в себя управление финансами — та самая «кровеносная система» бизнеса, которая пронизывает всю компанию и в буквальном смысле обеспечивает его жизнедеятельность.

Бюджетирование: планируем свои ресурсы, уровень доходов и расходов, прибыли, при необходимости — размер возможных инвестиций на развитие. Управленческий учет: получаем достоверную и оперативную информацию о том, что происходит в бизнесе. Бухгалтерский и налоговый учет: фиксируем факт хозяйственной деятельности и отчитываемся перед государством (по возможности соблюдая желаемый уровень налоговой нагрузки). Платежный календарь: систематизируем оперативную работу с платежами.

Если бизнес ведет инвестиционную деятельность, например, вкладывается в открытие новых точек или в реконструкцию производственных линий, это необходимо оценивать отдельно. В таких проектах есть своя специфика, поэтому нужны отдельные планирование и учет.

Управление финансами

Эти инструменты не возникают в компании одновременно. В первую очередь появляется бухучет, потом сам директор «на коленке» начинает собирать дополнительные отчеты — получаем начало управленческого учета. Компания растет и хочет развиваться, для этого ей нужны ресурсы, а значит — финансовое планирование. Без него ты, как слепой котенок. Как признался мне однажды один генеральный директор: «Без бюджета мы каждый день тушили пожары. Можем ли позволить себе покупку нового оборудования? Решиться взять кредит на покупку партии товара по выгодной цене прямой сейчас? Сейчас на все вопросы отвечает бюджет — причем заранее, а не в режиме постоянного форс-мажора».

Компания растет и хочет развиваться, для этого ей нужны ресурсы, а значит — финансовое планирование. Без него ты, как слепой котенок

Постепенно бизнес обрастает инструментами управления финансами, и все составляющие системы работают (правда, не всегда с одинаковой эффективностью).

Управляем финансами на разных уровнях

Как правило, на начальном этапе бизнесмены управляют только на уровне «кэша» — отслеживают, сколько денег поступило, сколько потратили и какой остаток лежит на расчетном счете. Но успешность бизнеса измеряется не этим, а прежде всего экономической эффективностью, то есть суммой заработанной прибыли. Она может быть заморожена в запасах, в задолженности или компания может просто-напросто ее проедать. Этот вопрос становится критичным, когда появляется потребность в инвестициях и отдаче на вложения. Так бизнес переходит от управления денежными потоками к управлению прибылью (своими доходами и расходами), то есть к Отчету о финансовых результатах, ОФР или ОДР. Потом возникает задача контролировать оборачиваемость товаров, уровень задолженности, соотношение собственных и заемных средства — так появляется еще один важнейший управленческий отчет — Баланс.

Тем же эволюционным путем в системе управления появляются все более подробные аналитические разрезы. Например, если раньше нам было достаточно только единой маржинальности, то теперь ее необходимо знать по каждой точке или региону. И так далее.

Бизнес ставит все новые задачи перед системой управления финансами, а руководитель — перед своими сотрудниками. Так возникают требования к специалисту по экономике и финансам, понимание того, с чем ему придется работать сейчас и что развивать в компании.

Кто в компании отвечает за финансы

Кто же выполняет эти функции в компании? Как несложно догадаться, подразделение, которое занимается управлением финансами, эволюционирует вместе с самой системой.

Сначала в этом подразделении трудятся бухгалтер и собственно директор, который самостоятельно что-то планирует, собирает отчеты. Затем приходит понимание, что компании нужен специалист, который делал бы это профессионально и оперативно. Многим даже кажется, что это может делать тот же самый бухгалтер — зачем тратить деньги на нового сотрудника? Это типичная ошибка. Во-первых, у бухгалтера полно своих задач, а во-вторых, у него просто нет необходимых компетенций. Главное здесь — экономическое, бизнесовое мышление. Пусть бухгалтеры на меня не обижаются, но в большинстве случаев это совсем не их история.

Если говорить про оптимальную структуру финансово-экономической службы, до которой дорастает бизнес и которая эффективна сегодня, то она состоит из четырех подразделений: бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел управленческого учета и отчетности, казначейство.

Эти отделы подчиняются финансовому директору, который отвечает перед генеральным директором за все области экономики и финансов.

Финансово-экономическая служба — это помощник для всех основных подразделений компании, она обеспечивает и поддерживает их работу для достижения необходимых финансовых показателей. Поэтому одной из важных задач финансового директора является внедрение стандартов работы для своих подчиненных и организация их взаимодействия с остальными сотрудниками.

Роль руководителя

И последний важный аспект — это вы. То, какой специалист по финансам нужен компании, напрямую зависит от того, насколько руководитель вовлечен в управление финансами, какими знаниями в этой области обладает и какую часть готов делегировать.

Взаимодействие генерального и финансового директоров — сложная тема для многих компаний. Я веду много профессиональных обучающих мероприятий и часто слышу один и те же больные вопросы: «Как мне приучить руководителя смотреть отчеты? Как объяснить ему, что нам нужен баланс? Как убедить, что необходимо автоматизировать систему?» И со стороны руководителей тоже: «Как мне доверять сотрудникам? Что я сам должен знать и контролировать?»

По моему опыту, большинство собственников и директоров не сильны в вопросах управления корпоративными финансами на том уровне, которого требует их бизнес. Поэтому они ищут специалиста, который сам полностью закроет этот вопрос. Это правильный подход, здесь важны и профессионализм, и хороший личный контакт, совпадение ценностей, ведь речь идет о ваших деньгах.

Но при этом руководитель обязан знать азы финансов. Прежде всего — уметь читать основные финансовые отчеты: ОДДС, ОДР (ОФР), Баланс — и анализировать цифры. А также знать принципы, на которых строится управленческая отчетность. На моих курсах у участников округляются глаза от удивления, когда мы на примерах разбираем, как меняются цифры в одних и тех же отчетах на основе одних и тех же данных. Все зависит от того, какой метод учета используется, то есть от учетной политики. «Доверяй, но проверяй» — в таком важнейшем вопросе, как финансы бизнеса, этот принцип самый лучший. Вам не нужно самостоятельно составлять отчетность, но необходимо знать, что стоит за цифрами, управлять через цифры и видеть последствия своих решений.

«Доверяй, но проверяй» — в таком важнейшем вопросе, как финансы бизнеса, этот принцип самый лучший

Итак, если руководитель хочет минимально вникать в эту область, ему нужен профессиональный финансовый директор, который будет курировать и бухгалтерию, и экономику, и финансовую деятельность. Если же руководитель сам вникает в бюджеты, погружается в детали статей затрат и аналитик учета, сам утверждает все платежи — достаточно хорошего экономиста, который работает под его руководством.

Три портрета специалистов: требования и функционал

Мы разобрались с тем, какими разными могут быть требования к сотруднику в зависимости от задач и стадии развития бизнеса. Теперь складываем этот пазл, чтобы получить базовые портреты специалистов, которые отвечают в компании за финансы.

Экономист. Это первый (после бухгалтера) сотрудник в вашем бизнесе, который будет заниматься финансами. Он обязательно должен иметь экономическое образование, самый лучший вариант — экономика в какой-то отрасли (например, в строительстве или энергетике). Ни для кого не секрет, что программа в наших вузах слишком оторвана от практики, и общая экономическая теория без прикладного значения не поможет.

Этот специалист должен иметь не менее двух лет опыта работы по специальности — то есть экономистом, а не финансовым менеджером. Должен знать основы бухучета, потому что это будет основой для цифр в его отчетности, а также знать ту учетную систему, которая используется у вас (как правило, это продукты «1С»).

Основные задачи на этом этапе: учет и отчетность, экономический анализ, помощь руководителю в анализе структуры затрат, доходов, рентабельности, маржинальности, поиск узких мест. И, безусловно, планирование, составление бюджетов предприятия.

Финансовый менеджер (казначей). Он занимается платежами, предотвращением кассовых разрывов, работой с банками и другими финансовыми организациями. Такой специалист нужен бизнесу, когда идет развитие, рост, вы совершаете большое количество платежей в день (больше 50–100), занимаетесь привлечением финансов — возникают задачи лимитирования денежных средств, кассовая дисциплина.

Для него важен опыт работы с денежными потоками, банками, лимитами. В целом базовые требования к этому сотруднику могу быть чуть ниже, чем к экономисту.

Финансовый директор. Компания растет, растут задачи, и появляется необходимость в создании полноценной финансово-экономический службы и в ее руководителе. Кто же этот человек, которому можно доверить управление сотрудниками и свои деньги?

Мой совет: такой специалист должен вырасти из экономиста, а не из бухгалтера. То есть иметь базовое экономическое образование и бизнесовое мышление. Опыт работы не менее пяти лет, обязательное знание бухгалтерского и налогового учета, бюджетирование, управленческого учета — и других основных инструментов управления финансами. Обязателен опыт управления подчиненными и лидерские качества.

Мой совет: такой специалист должен вырасти из экономиста, а не из бухгалтера

Чтобы реально отвечать за соблюдение бюджета, нужную рентабельность, он должен быть погружен в основной бизнес-процесс (понимать в специфике продаж, производства, закупок) и иметь тесные связи со всеми подразделениями. Здесь очень важны коммуникативные навыки, потому что финансовому директору крайне важно взаимодействовать со всеми линейными руководителями, быть для них авторитетом. Также в его работу входит в том числе их обучение основам экономики и финансов.

У финансового директора много задач, вот основные из них:

  • координировать процесс планирования в компании: организовать работу по составлению планов по подразделениям, помочь руководителям в этом вопросе. Проверять логику всех консолидированных бюджетов для выполнения планов, поставленных руководителем по прибыли, рентабельности, стоимости компании;
  • организовать процесс управленческого учета в компании — на всех необходимых уровнях пользователей. Он отвечает за достоверность и оперативность данных, за соблюдение учетной политики компании;
  • обеспечить бизнес необходимыми денежными средствами по приемлемой стоимости. Для этого важна работа с банками и другими инструментами привлечения и размещения денег;
  • обеспечить экономическую безопасность бизнеса: как с точки зрения отчетности в фискальные органы, так и с точки зрения договорной деятельности с поставщиками и покупателями. Сюда включаются задачи внутреннего контроля работы подразделений, в которых возможны злоупотребления;
  • придерживаться оптимальной налоговой нагрузки на бизнес. Создать необходимую юридическую структуру компании и всю систему договоров в этой структуре.

Как видите, представление о том, какого специалиста искать, должно быть основано на вашем глубоком понимании работы бизнеса и устройстве системы управления финансами. Мы обрисовали несколько типов сотрудников, которые могут быть нужны бизнесу, — их можно и нужно дополнять вашей спецификой, вашими требованиями. Нет шаблона должностной инструкции, нельзя просто скопировать чужую вакансию. Но именно так можно найти человека, которому вы сможете доверить самое ценное — финансы своего бизнеса — и быть уверенным, что это доверие обоснованно.

Редакция «Континента Сибирь» проводит серию совместных проектов с компанией «ИНТАЛЕВ» и Мариной Гусевой (Гуляевой) про управление бизнесом. Читайте эти материалы на нашем портале KSONLINE.RU. Рубрика «Управление финансами»  – это серия интервью с топ-менеджерами сибирских компаний, в которых они рассказывают о своем опыте и своей специфике. Рубрика «Бизнес от первого лица» – это серия интервью с собственниками и руководителями. С ними вместе мы разбираемся в том, какие инструменты управления и личные качества помогли им добиться успеха.

Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту news@sibpress.ru или через наши группы в Facebook и ВКонтакте
Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ