Марина Гусева (Гуляева)
Генеральный директор и владелец Сибирского офиса компании «ИНТАЛЕВ», эксперт по системам управления.

Как избавить бизнес от финансовых махинаций

Вы уверены, что контролируете каждый рубль в своей компании? Что финансовые данные, которые вам показывают финансовый директор и главный бухгалтер, абсолютно достоверны? А может быть, вас нет-нет да и посетит тревожная мысль, что в вашей компании процветают финансовые махинации?

В ходе работы нам часто приходится сталкиваться с собственниками бизнеса, которые не понимают, что только наличие прозрачной системы управленческого учета, управления затратами компании, единого казначейства и их автоматизация позволяют снизить риски, связанные с несанкционированными тратами, и выталкивают наружу многие схемы вывода денег из компании.

Наиболее популярными финансовыми махинациями в компании являются откаты, нецелевое использование средств компании и финансовые ошибки ваших сотрудников, которые могут стоить вам миллионы. Рассмотрим все по порядку.

Откаты

Во многих компаниях популярны так называемые откаты — явление, когда сотрудники, закупающие товарно-материальные ценности, могут получать процент от суммы заказа. Как этого избежать? Не будете же вы вникать в суть каждого платежа — выгодна ли данная покупка организации или ее отдельно взятому сотруднику.

Вот как с этим справились в компании, которая занимается нефтяным, туристическим и строительным бизнесом. Там шло внедрение системы управления финансами. Во избежание откатов была поставлена система казначейства, при которой оперативно формируются заявки на оплату, происходит проверка на лимиты, наличие денежных средств в бюджете, проходит согласование поданной заявки на разных уровнях управления. Одним из обязательных элементов этой системы стало создание отдела внутреннего аудита, в задачи которого входило участие в процессе утверждения заявки. К каждой поданной заявке на оплату (закупка тех или иных товарно-материальных ценностей) каждый заявитель должен был приложить договор и счет, а также два альтернативных счета на покупку того же в других компаниях, тем самым доказав, что он сделал наиболее выгодный для компании выбор. Такое наглядное документальное обоснование значительно снижает вероятность отката.

Нецелевое использование средств

Как проверить, действительно ли бюджетные средства уходят только на необходимые для компании приобретения?

Таким вопросом задалось руководство одного предприятия с государственной собственностью, которое занимается оказанием услуг, обслуживает несколько объектов. Обследование предприятия с целью внедрения автоматизированной системы управления финансами показало, что в компании отсутствует учет в разрезе отдельных проектов и программ финансирования. То есть учет прихода денежных средств ведется — по какой программе, на какой проект, от кого поступили. А вот расходы не фиксируются. К чему это приводит? Всегда есть возможность переброски средств с одного проекта на другой. Прекрасная возможность для финансовых махинаций.

Такое не может случиться при наличии в компании системы управленческого учета с необходимыми для руководства отчетами, разрезами, аналитиками. Система учета должна быть максимально детальной, чтобы все денежные потоки были абсолютно прозрачны. Прежде всего необходимо прописать детальные правила ведения учета — так называемую учетную политику. Далее нужно разработать структуру статей доходов и расходов, статей движения денежных средств с необходимой степенью детализации. Не просто «Оплата услуг», а «Оплата юридических услуг», «Оплата маркетинговых исследований», «Оплата транспортных расходов» и т. д.

Финансовые ошибки

Существуют такие несанкционированные потери денежных средств, которые вызваны не злым умыслом, а непрофессионализмом финансового директора. Например, бывает, финдир смешивает три «кошелька» компании — операционной, финансовой и инвестиционной деятельности.

Поток по операционной деятельности (то есть деньги по текущим операциям компании, от ее основного бизнеса) должен быть непрерывным и цикличным: деньги от продажи продукта идут на создание или закупку нового, это одновременно источник денежной массы и место, куда деньги возвращаются обратно на текущие операции. В этом процессе зарабатывается прибыль предприятия. Поэтому операционный поток априори должен быть достаточным для поддержания бизнеса и в любом случае положительным.

Третья категория денежных потоков — инвестиционная деятельность. Инвестиции — это вклад в стратегическое развитие компании. Инвестируя, мы создаем активы компании, с помощью которых она обеспечивает себе операционную деятельность. И денежный поток по этой деятельности, как правило, всегда отрицательный.

Чтобы кошельки не смешивались, необходимы единый классификатор статей выплат и поступлений и единый бизнес-процесс планирования поступлений и выплат. Автоматизированная система управления финансами позволит следить за передвижениями денежных средств по всем юридическим лицам и по всем банкам. В итоге вы будете четко знать, на какие цели пошли те или иные суммы. При правильном документообороте все выплаты и поступления будут прозрачны.

Вспоминается ситуация, возникшая в одной мостостроительной компании. Цикл строительства — не меньше трех лет, и пока один объект запускается в строй, уже надо оплачивать работу и материалы поставщикам. А таких объектов огромное количество. Когда компания внедрила систему финансового контроля, неожиданно выяснилось, что на разрозненных счетах находится достаточно денег для собственных операций. В итоге они поняли, что нет необходимости брать в банке кредит на $10 млн, и сэкономили на его оплате $1,5 млн.

Как спасти свои денежки

Существует несколько рецептов, которые помогают минимизировать риски незапланированных денежных потерь и несанкционированного использования средств компании.

1.Разработанные правила и стандарты системы управления финансами. Бюджетирование, управленческий учет, система оперативного управления денежными потоками, бухгалтерский учет, оперативный учет — все это фундамент прозрачности и достоверности финансовой системы в компании.

2. Автоматизированная система управления финансами. Система, в которой используемое программное обеспечение для тех или иных областей управления финансами интегрировано в единую информационную систему. Система, в которой возможно проследить «аудиторский след» — то есть каждую цифру отчета можно детализировать до первичного документа, ее сформировавшего. Это даст вам необходимые достоверность и оперативность данных.

3.Система казначейства, в которой управление деньгами основано не на личном факторе, а на системе норм, нормативов и приоритетов для бизнеса, а не для отдельных личностей в этом бизнесе.

4.Профессиональная команда сотрудников финансовой службы под руководством финансового директора, работающие на достижение единой цели.

5.Финансовый директор, который владеет знаниями не только о привлечении и размещении средств, но и об основах управления экономикой бизнеса и всеми составляющими финансового менеджмента. И цели, которые руководитель бизнеса ставит перед финансовым директором, — это необходимые показатели прибыли, потому что финансовый директор — это именно тот человек, который отвечает за прибыль компании. А дальше уже он сам делегирует эту ответственность через центры финансовой ответственности.

Из всего вышесказанного можно сделать один важный вывод: лучше предотвратить финансовые махинации изначально, чем бороться с ними впоследствии. Конечно, на пути к идеальной системе управления финансами вас ждет много трудностей, но результат — финансы не поют романсы, а молча работают на вас — непременно оправдает все временные и трудовые затраты.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту news@sibpress.ru или через наши группы в Facebook и ВКонтакте
Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ