Что хуже скучного делового мероприятия, от которого ещё и нет «выхлопа»? Это мероприятие с «не выстрелившим фейерверком». Чтобы реализация совпадала с ожиданиями, важно учесть пару профессиональных нюансов.
Кстати, слышали легенду о «волшебных феях идей» и о «рабах реализации»? Когда «волшебные феи» придумывают «прекрасные идеи», а «рабы реализации» «всё портят» своей предусмотрительностью?
Итак, вам придумали шикарную идею для мероприятия, она сочная, интересная, нестандартная, определён бюджет, подобрана площадка… А когда начинаете «примерять» концепцию на бюджет или площадку, идея трещит по швам. Часть концепции невозможно реализовать из-за технических ограничений площадки, часть элементов не проходит в бюджет. В этот момент «поколение икс» начинает вспоминать про Данилу и каменный цветок, а «игреки» про сову, которая не натягивается на глобус — концепция согласована, но полноценная реализация невозможна, а неполная — скатывается в унылый утренник…
В ивент-индустрии есть сильные креаторы, способные придумать удивительные концепции, и есть специалисты, которые грамотно могут реализовывать их, трансформируя под бюджет или площадку. Иногда они даже работают вместе. Но, увы, редко встречаются подрядчики, объединяющие в себе две этих компетенции.
Давайте разберем несколько примеров.
«Криэйторы, Ваван, криэйторы!» ©
В проведении события предусмотрена вэлком-зона с интерактивными развлечениями, ожидается свыше 300 гостей.
«Волшебные феи» красиво презентовали заказчику активности в велком-зоне, крутые инсталляций и прочее. Бюджет и концепция согласованы. На этапе воплощения выясняется, что в Новосибирске или в ближайшем городе в предусмотренный бюджет не проходит ни одна площадка, где единовременно можно реализовать задумки. И с превышением бюджета мероприятие теряет смысл.
Обычно, эта ситуация «горячая» для событий с большим количеством гостей. И переделки и «подгонка» под обстоятельства обесценивают первоначальную идею.
Рекомендация 1. Перед согласованием концепции сопоставьте её с бюджетом — пройдете или нет. Есть ли в городе подходящая площадка, стоимость аренды, даст ли площадка разрешение на предлагаемые технические решения и т.д.
«Космические корабли бороздят просторы Оперного театра…» ©
Согласована площадка, бюджет, концепция и тут предлагают «фишку» — гимнасты порхают под куполом ресторана или банкетного зала. Всё «вкусно» описано, прикреплено видео с примером «как это могло бы быть». Вы проникаетесь идеей и согласовываете «фишку». Но… на месте выясняется, что на согласованной площадке отсутствует точка подвеса, т.е. крепеж для монтажа конструкций.
Еще трагичнее, если на площадке имеется точка подвеса, но никто из организаторов не удосужился спросить технические параметры, провести тест заранее, а не в день монтажа.
Рекомендация 2: Если предлагается техническое решение, проверьте технические возможности.
Проекции и эффект масштаба
Часто заказчикам предлагают крутые проекционные шоу с танцевальными постановками. В презентации и в обещаниях это представляется очень эффектно… Но… при использовании большого экрана.
Эффект «вау» с использованием проекций лишь в случае, если высота проекционного полотна не менее 4 м, его формат 16:9, а мощность проектора не менее 10 000 люменов. При иных технических характеристиках этого эффекта вы навряд ли достигнете.
Рекомендация 3. Проверьте возможность установки большого проекционного полотна, обратите внимание, что он должен быть «в пол» (или используется подъемный механизм). Узнайте сколько люменов проектор, его формат. Обратите внимание на то, что, если у вас это все действие будет проходить на сцене (обычно), то механизм должен быть подъемным или вы засветите лица, стоящих на сцене.
«А давайте сделаем вечернику в стиле великого Гэтсби!»
Помните волну мероприятий, посвященных этому фильму и книге? Сколько «вечеринок в стиле Гэтсби» проводилось в городах России! Вам придумали концепцию, вы ждете, что это будет также роскошно, эмоционально и круто…
Держите себя в руках — если бюджет скромный, то эта концепция не для вас — требуются шикарные декорации, дорогие артисты и конферанс. По предлагаемой легенде, Гэтсби устраивал крутые вечеринки, дорогие приемы, и каждый раз удивлял. И, естественно, вы хотите такого же эффекта. Поэтому, делайте «дорого» или не делайте вообще. Особенно, если это мероприятие «клиентское».
Рекомендация 4. «По одёжке протягивай ножки» — не каждую концепцию можно штамповать и использовать, учитывайте стоимость адаптации и элементов. Такие мероприятия сложно сделать, тщательно подбирайте подрядчиков и персонал.
Надеюсь, эти простые рекомендаций помогут подготовить запоминающееся мероприятие и получить необходимую отдачу на запланированный бюджет.
WPBuild.Ru