Точка зрения
ИВАН БАСОВ, менеджер проектов ООО «Технологика»:
1. Выберите координатора. Работа с порталом и его внедрение — коллективные процессы. Чтобы представлять интересы всех сторон и принимать оптимальные решения, необходим координатор.
2. Определите цели портала. Нужно четко определить, что вы хотите получить от портала и в какие сроки.
3. Просчитайте затраты. Это не только оплата лицензий и работ консультанта, но и трудозатраты ваших сотрудников, которые будут участвовать во внедрении и поддержке портала.
4. Выберите консультанта. Желательно, чтобы компания располагалась в вашем городе. Лучше, если это не просто филиал с менеджерами по продажам и парой мастеров «на все технологии», а фирма с приличным штатом специалистов. Выбирайте консультантов, специализирующихся на определенных технологиях. Например, компании, внедряющие порталы на базе Microsoft SharePoint, перечислены в списке партнеров на сайте Microsoft. Познакомьтесь с ними: личная встреча на этом этапе очень важна. Во-первых, вы сможете посмотреть друг другу в глаза. Во-вторых, к вашему списку целей консультант добавит ограничения, имеющиеся у вас в компании и влияющие на техническое решение и сроки, требования к безопасности, графическому оформлению. На этом этапе вы должны получить от консультанта документы, подтверждающие его понимание задачи, описывающие принципы работы и ценообразование, а также примерную стоимость. Для начала заключите с консультантом договор только на разработку технического задания. Это снизит и ваши, и его риски.
5. Подготовьте персонал для интервью. Организуйте встречу консультанта с будущими пользователями портала, IT-службой, специалистами по информационной безопасности. Перед встречей консультант должен предоставить вам примерный план беседы.
6. Согласуйте техническое задание. По результатам интервью консультант готовит техническое задание, включающее стоимость, сроки и юридические моменты. Убедитесь, что содержательная часть соответствует вашим ожиданиям.
7. Подготовьте информационные материалы. Предоставьте консультанту брэнд-бук, названия подразделений, примеры рабочих бумаг, утвердите атрибуты документов, отображаемых на портале.
8. Утвердите прототипы. Консультант разрабатывает варианты графического оформления. Портал-решения поддерживают несколько стандартных вариантов дизайна и допускают некоторое расширение этих вариантов. Но если вам нужно что-то эксклюзивно-необычное в оформлении, это может влететь в копеечку. При этом ваши средства пойдут не на оптимизацию процессов компании, а на «рюшечки».
9. Подумайте, кто будет отвечать за поддержку. Успешное внедрение портала — это его эффективное использование вашими сотрудниками. Назначьте ответственных за техническую и содержательную поддержку. С техническими специалистами все ясно. Более интересная и не менее важная задача — определить, кто будет отвечать за актуализацию содержания. Портал — инструмент для решения задач компании: сотрудники должны использовать его для утверждения документов, своевременно обновлять информацию, публиковать новости.
10. Проведите тестовое внедрение. Его цель — обучение ваших технических специалистов, тестирование решения в «боевом» режиме. Нужно понять, насколько удобно пользоваться порталом.
11. Проконтролируйте перевод бизнес-процессов на портал. Как уже было сказано, работа над содержательной поддержкой является важным условием. Необходимо контролировать ее до тех пор, пока портал не станет привычным инструментом, таким как, например, электронная почта.
WPBuild.Ru